Le mandat de gestion administrative et financière est un mandat simplifié pour lequel la responsabilité de la gestion de la copropriété est séparée entre les copropriétaires et le gestionnaire. Ce mode de gestion est populaire auprès des copropriétés dont le conseil d’administration est présent et désire être en première ligne de gestion. Dans ce cas, le gestionnaire agit comme support administratif et financier et peut également founir des conseils aux copropriétaires moyennant certaines prestations supplémentaires.

Gestion Administrative :

Convocation et tenue des assemblées générales : Préparation des convocations, rédaction des procès-verbaux et suivi des décisions prises.

Gestion des communications : Information régulière aux copropriétaires sur les décisions du conseil syndical, les travaux à venir et autres informations importantes.

Tenue à jour des registres de copropriété : Mise à jour des informations des copropriétaires, archives des documents officiels, etc.

Gestion Financière :

Préparation et suivi du budget annuel : Élaboration du budget prévisionnel en concertation avec le conseil syndical et suivi de son exécution.

Appel de charges : Émission des avis de charges et gestion de leur recouvrement.

Gestion de la trésorerie : Encaissement des paiements, règlement des factures et gestion des comptes bancaires de la copropriété.

Préparation des états financiers : Rédaction des bilans annuels et présentation des comptes en assemblée générale.

Gestion des impayés : Suivi des arriérés de charges et mise en place des procédures de recouvrement.

Le mandat de gestion complète de copropriété est un contrat établi entre le Syndicat et un gestionnaire professionnel de copropriété. Ce mandat confie à ce dernier l’ensemble des responsabilités administratives, financières, techniques et juridiques relatives à la gestion de la copropriété.

De façon générale, le mandat de gestion complète d’un gestionnaire peut inclure les tâches suivantes:

Gestion Administrative :

Convocation et tenue des assemblées générales : Préparation des convocations, rédaction des procès-verbaux et suivi des décisions prises.

Gestion des communications : Information régulière aux copropriétaires sur les décisions du conseil syndical, les travaux à venir et autres informations importantes.

Tenue à jour des registres de copropriété : Mise à jour des informations des copropriétaires, archives des documents officiels, etc.

Gestion Financière :

Préparation et suivi du budget annuel : Élaboration du budget prévisionnel en concertation avec le conseil syndical et suivi de son exécution.

Appel de charges : Émission des avis de charges et gestion de leur recouvrement.

Gestion de la trésorerie : Encaissement des paiements, règlement des factures et gestion des comptes bancaires de la copropriété.

Préparation des états financiers : Rédaction des bilans annuels et présentation des comptes en assemblée générale.

Gestion des impayés : Suivi des arriérés de charges et mise en place des procédures de recouvrement.

Gestion Technique :

Entretien courant : Organisation des interventions pour l’entretien régulier des parties communes (nettoyage, jardinage, etc.).

Travaux et réparations : Identification des besoins en travaux, obtention de devis, sélection des prestataires et supervision des travaux.

Maintenance préventive : Mise en place de plans de maintenance pour prévenir les dégradations et prolonger la durée de vie des équipements.

Gestion Juridique :

Conformité réglementaire : Veille au respect des lois et règlements en vigueur relatifs à la copropriété.

Gestion des litiges : Représentation de la copropriété en cas de contentieux avec des tiers (fournisseurs, copropriétaires, etc.).

Consultation juridique : Conseil au CA et aux copropriétaires sur des questions juridiques.

Gestion des Ressources Humaines :

Personnel de la copropriété : Gestion des contrats de travail, paie et relations avec le personnel employé par la copropriété (gardien, concierge, etc.).

Relations avec les prestataires : Négociation et gestion des contrats avec les entreprises de service (nettoyage, sécurité, etc.).

Rapports et Comptes-Rendus :

Rapports réguliers : Fourniture de rapports périodiques sur l'état financier, les travaux en cours et les activités de gestion.

Transparence : Garantir une communication claire et transparente avec le conseil syndical et les copropriétaires.

Les mandats de gestion à la carte sont des mandats ponctuels effectués sur une base de prestation horaire. Dans ce type de prestation, le gestionnaire se fait habituellement confier des mandats précis. 

Ce type de mandat est souvent utilisé lors d’un redressement de copropriété, de travaux majeurs ou de problématique précise demandant un suivi et un accompagnement professionnel.